国际空运物流公司会有专门的工作人员负责订舱，早些年以纸质书面的方式为主，随着网络信息化的发展，现在的空运订舱人员大多采用网上订舱的方式，空运订舱需要提供被空运货物的详细信息，包括体积，毛重，货物数量以及外包装的类型（主要包括：纸箱、铁箱、卡板和木箱）。
除了上述信息外，还要写清货物名称（包括中文和英文），如果空运的是大件货物，要注明长宽高（单位：厘米），然后确定航空公司的班旗和舱位，如果货主有特别要求，需要空运订舱人员和航空公司协商，由航空公司确定是否可以满足货主的特别要求。
货主在收到空运运单和空运订舱单后，要仔细核对，货物入仓库前需核对好订舱单资料。操作员要先跟客户核对好发货人、收货人，以及航空公司、英文货名多方面资料。
操作员根据航班情况与货物备妥情况安排货物入仓时间，并做好报关资料衔接事宜。叮嘱客户要保证货物外包装与之前登记的一致，并保持外包装的完好，避免航空公司拒载，报关资料有无准备齐全和有无随机文件，报关资料和随机文件要随货送到机场或比货先快递到机场报关部。
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